Hur får man upp intresset för HR-nyckeltalsrapportering? Nio enkla tips!

I den här artikeln har vi valt att fokusera på nyckeltalet personalomsättning, men tipsen går att applicera precis lika bra på andra nyckeltal.

Personalomsättning är som bekant förknippat med stora kostnader och många bolag brottas med höga nivåer av just detta nyckeltal. Så varför ägnar inte fler ledningsgrupper tid och kraft åt denna stora kostnadspost som dessutom har inverkan på både effektivitet och kvalitet? Jo, för att HR tyvärr misslyckas med att fånga beslutsfattarnas intresse. Att kvartalsvis konstatera att personalomsättningen är 12% eller 16% eller 29% skapar ingen diskussion och väcker inget intresse. Nej, HR måste vässa till sin rapportering! Hur? Vi vågar garantera att följande tips kommer att ta rapporteringen till helt nya höjder:

1. Involvera businessen

Samla ledningsgruppen och diskutera vilka HR nyckeltal som är intressanta att följa. Hur ser affärsplanen ut? Vilka utmaningar står bolaget inför? I samråd väljer man sedan ut några väl valda nyckeltal och diskuterar även hur dessa ska presenteras (aggregerat och nedbrutet) och hur ofta de ska rapporteras.

2. Definiera

Definiera tydligt hur ni kommer att räkna fram era olika nyckeltal och håll sedan fast vid era definitioner. Det finns många olika sätt att räkna på men ska man kunna rapportera och jämföra över tid är det viktigt att man räknar på samma sätt. En enkel definition av nyckeltalet personalomsättning är antalet som slutat / totala antalet anställda under samma period.

Fundera också på om ni kan göra det ännu mer intressant genom att räkna fram hur många av de som slutar som är relativt nyanställda (antalet som lämnar inom ett eller två år / totala antalet som slutat under samma period). Eller om ni har prestationsdata att tillgå och faktiskt kan visa på hur många av dom som slutar som är så kallade ”high performers” vs ”low performers”.

3. Sätt nyckeltalen i kontext

Personalen är de allra flesta bolags både största tillgång och största kostnad och vi måste sätta kronor och ören på vad exempelvis personalomsättningen faktiskt kostar. Istället för att prata om att personalomsättningen har ökat med 1,5% så måste vi konkretisera. Lyckas du med detta ökar intresset lavinartat – vi lovar.

För att komma fram till en faktisk kostnad måste du ta hänsyn till direkta kostnader såsom rekrytering, introduktion, inskolning, utbildning och avvecklingskostnader samt för indirekta kostnader såsom produktions- och kompetensbortfall.

4. Bryt ner datan

Att prata om personalomsättning på aggregerad nivå är ofta ganska ointressant. Först när vi bryter ner och börjar titta per ort eller per avdelning blir det riktigt intressant. Varför har Borås en personalomsättning på 23% medan Örebro och Linköping ligger på låga 7 respektive 8%? Hur ser det ut om man jämför chefer och medarbetare? Olika åldersgrupper? Män och kvinnor?

5. Jämför

Vad är en ”normal” personalomsättning? Jämför ditt bolags personalomsättning med branschens snitt. Viktigt bara att du säkerställer att ni använder samma definition och därmed kan jämföra äpplen med äpplen.

6. Sätt upp mål

Baserat på punkt 5 och historisk data kan man sätta upp mål och börja rapportera avvikelse från målet. Att sätta mål på till exempel personalomsättningen ger detta nyckeltal ytterligare strålkastarljus.

7. Prognostisera

Baserat på historiken – hur ser trenden ut? Om vi vet utfallet för Q1, Q2 och Q3, vad kan vi då dra för slutsatser om Q4?

8. Leverera insikter

Hjälp mottagaren att tolka resultatet! Detta tål att upprepas. Sluta konstatera att personalomsättningen är 12%. Om du är avsändaren – berätta vad 12% betyder! Fånga publikens intresse.

Exempel på insikt: ”Personalomsättningen på kontoret i Göteborg har ökat från 9,5 till 12,2% de senaste 12 månaderna. Detta innebär en kostnadsökning om drygt 2 miljoner kronor.”

9. Visualisera

Rapporteringen av HR nyckeltal sker ofta i Excel i tabellformat. Det är tyvärr svårt att väcka intresse på detta sätt, speciellt när det finns fantastiska verktyg att tillgå som snabbt och lätt levererar snygga dashboards där man interaktivt kan klicka sig ner i datan. Verktyg som t ex marknads- och ekonomiavdelningen ofta har tillgång till. Är det dags för HR att ta steget från Excel till ett riktigt BI verktyg? Vi svarar med ett rungande JA på den frågan!

Om du följer de 9 tipsen ovan kommer intresset för dina nyckeltal att öka. Det kommer komma följdfrågor på varenda insikt du kan leverera. Diskussionen kommer igång och plötsligt ägnar ledningsgruppen tid åt att diskutera personalomsättning; problemet, följdeffekterna, men också lösningar. Vi på HR kan aldrig ensamma göra något åt medarbetarengagemang eller personalomsättning. Men är hela ledningsgruppen med på tåget kan det hända grejer. Dialogen blir värdeskapande. Och det är precis dit man vill nå med sin rapportering – till den värdeskapande nivån.

Har du varken systemstödet, resurserna eller kompetensen för att lyfta HR-rapporteringen till rätt nivå? Outsourca din HR rapportering till oss!